CE POSTE A ÉTÉ COMBLÉ.
Poste temporaire à durée indéterminée à combler dans notre équipe de feu!
Adjoint(e) à l’administration/réceptionniste
Prêt à joindre notre équipe? Envoyez votre Curriculum Vitae et lettre de présentation au : dg@cpschy.org.
DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : Juin 2022
SECTEUR : Granby
TITRE DU POSTE DU SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directrice générale
5 jours / semaine 35 h semaine lundi au vendredi 8 :30 à 16 :30
COMPÉTENCES RECHERCHÉES :
Avoir une très bonne connaissance des différents programmes informatiques de gestion (suite Office, logiciel de comptabilité, etc.);
Posséder une excellente qualité de français écrit et parlé;
Répondre au téléphone avec bienveillance;
Être capable de travailler en équipe;
Savoir s’adapter aux changements;
Aimer relever de nombreux défis;
Être apte à offrir un excellent service à la clientèle;
Aimer travailler dans un cadre créatif et effervescent;
Faire preuve de dynamisme et de professionnalisme;
Posséder un bon sens de l’organisation, de la rigueur;
Être à l’aise avec les réseaux sociaux.
TÂCHES :
- Accueil et téléphone :
Accueillir la clientèle, les visiteurs, les partenaires et les donateurs se présentant au centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée.
Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne. Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles, des partenaires et des membres de l’équipe de services.
Confirmer les rendez-vous. - Administration des dossiers médicaux :
Ouvrir les nouveaux dossiers.
Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers.
Classer les documents.
Tenir les dossiers électroniques et physique à jour.
Mettre en place des outils de suivi.
Construire l’horaire des médecins. - Autres tâches de bureau :
Coordonner et effectuer les activités reliées au courriel et au télécopieur.
Effectuer, au besoin, des tâches de traitement de textes et d’entrées de données.
S’assurer du bon ordre de l’aire d’accueil, de la salle d’attente, des salles cliniques et de la cuisine.
Responsabilité de la gestion des bénévoles réguliers.
Participer à l’organisation d’événements spéciaux (Guignolée du Dr Julien, soirée bénéfice, etc.).
Procéder à la gestion de l’inventaire du matériel nécessaire pour les rencontres cliniques et l’entretien du centre de pédiatrie sociale.
Aider à compléter les formulaires d’inscription pour les différentes offres faites à la clientèle.
Offrir du soutien à la direction générale.
Assurer la comptabilité de base (suivi de la facturation et des comptes à recevoir, etc.). - Tâches non mentionnées ci-haut :
Passer les commandes SOS dépannage.
Inviter familles lors d’invitation activités des partenaires (zoo, pièce de théâtre, boîte à jardiner) et assurer suivi auprès des partenaires.
Compléter formulaire avec familles (demande d’allocation familiale, subvention enfants handicapés, dossier Revenu Québec).
Compléter demandes de vêtements auprès organisme soutien Xtrème.
Compléter reçus dons et lettres de remerciements.
Faire statistiques (chaque début du mois) : nombre usagers/TS, liste d’attente, liste tous usagers.
Aider stagiaire ergo pour imprimer/plastifier et installer documents.
Inscrire tous les nouveaux employés sur l’Institut de la pédiatrie sociale pour les formations.
Donner formation base de données.
Créer affiche/dépliant pour projet (Reaching out Waterloo, carte postale pour Guignolée). - Salaire entre 18,00$/h et 21,85$/h selon expérience et qualifications
