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Alerte emploi : Responsable à l’accueil et adjoint(e) administratif(ive)

Nous sommes à la recherche d’un(e) responsable à l’accueil et adjoint(e) administratif(ive) pour se joindre à notre équipe.

Veuillez transmettre votre Curriculum Vitae et lettre de présentation à : dg@cpschy.org

CONDITIONS OFFERTES :

  • Horaire de travail : 35h/semaine, du lundi au vendredi
  • Échelle salariale : Entre 21.06$/hr et 25.28$/hr
  • 13 congés fériés
  • 5 congés maladie
  • 4 semaines de vacances
  • Ambiance agréable et défis stimulants
  • Conciliation famille-travail

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Diplôme d’études professionnelles en bureautique, secrétariat médical, administration ou toute autre combinaison d’études et d’expérience pertinente au poste;
  • Avoir un minimum de deux (ans) d’expérience pertinente à titre de préposé à l’accueil;
  • Être à l’aise pour travailler avec des outils informatiques (Suite office, Teams, etc.);
  • Avoir la capacité pour apprendre le fonctionnement de nouveaux logiciels, au besoin;
  • Être bilingue (français / anglais), tant à l’oral et à l’écrit
  • Faire preuve d’aisance dans les communications interpersonnelles et d’une facilité à travailler avec le public
  • Avoir de l’écoute, de l’empathie, de la patience et une capacité à faire preuve de non-jugement;
  • Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
  • Faire preuve d’autonomie et avoir un sens poussé de l’initiative et des responsabilités.

DESCRIPTION DU POSTE 

Le ou la responsable à l’accueil et adjoint(e) administratif(tive) a comme responsabilité d’accueillir, informer et orienter les familles et les visiteurs. Il s’assure de bien classer les documents, de bien organiser les dossiers et de les garder à jour dans la base de données, en plus de prendre en charge la prise de rendez-vous avec les patients. Aussi, il accomplit diverses tâches administratives et de comptabilité de base.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

ACCUEIL ET TÉLÉPHONE

  • Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée;
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier;
  • Maintenir à jour le système téléphonique (menus, messages d’accueil, etc.);
  • Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne;
  • Diriger les demandes particulières aux personnes responsables;
  • Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles (et des membres de l’équipe, au besoin);
  • Confirmer les rendez-vous dans les plus brefs délais.

ADMINISTRATION DES DOSSIERS MÉDICAUX

  • Créer les nouveaux dossiers dans le logiciel;
  • Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers;
  • Classer les documents et tenir les dossiers en ordre et à jour;
  • Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescriptions et des examens de laboratoire.

TÂCHES ADMINISTRATIVES

  • Effectuer des tâches administratives tels que du traitement de textes, de l’entrée de données et des courriels;
  • Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau;
  • Effectuer la comptabilité de base (gestion de la paye, gestion de la petite caisse, suivi facturation et comptes à recevoir, etc.);
  • Collaborer à l’organisation des événements spéciaux pour le Centre.

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